online whitepaper

Alles over e-hrm

E-hrm bestaat al vele jaren. In die periode is het onherkenbaar veranderd. Van complexe, gebruiksonvriendelijke en dure technologie is e-hrm veranderd in een vlotte en onmisbare HR-tool voor elke HR-manager. Vrijwel alle organisatie van arbeid wordt ondersteund door e-hrm waar het vroeger alleen beperkt bleef tot personeelsadministratie. Juist omdat e-hrm zo’n hoge vlucht heeft genomen, staan we stil bij dit bijzondere hulpmiddel. E-hrm is immers niet meer weg te denken uit ons werkende leven!

1. Wat is e-hrm?

In het kort omschreven is e-hrm het inzetten van technologische hulpmiddelen om het menselijk talent optimaal te benutten. Dankzij e-hrm kunnen organisaties hun doelstellingen waarmaken om het menselijk potentieel beter te benutten. Zo bevordert e-hrm het matchen van talent aan de juiste taken en verantwoordelijkheden, het sturen op resultaat, de personele doorstroming, de productiviteit en het gericht ontwikkelen van medewerkers.

Anders dan de term ‘e-hrm’ doet vermoeden is technologie niet de doorslaggevende factor. De bijdrage van de technologie bestaat uit het vastleggen en beschikbaar stellen van data en de mogelijkheid om die data strategisch te gebruiken. Dat stelt organisaties in staat om snel te reageren op veranderingen en het HR-beleid daar op aan te passen.

Strategisch bedrijfsvoeren met e-hrm

Als verschijnsel bestaat e-hrm al vele jaren, maar dit was vroeger niet meer dan het automatiseren van administratieve processen. Tegenwoordig wordt de techniek veel uitgebreider ingezet en hebben managers met e-hrm actueel inzicht in belangrijke stuurinformatie. Denk hierbij aan beschikbare mankracht, scholingsbehoefte, budgetbeheer en ontwikkeling van de personeelskosten.

 

Daarbij hebben medewerkers bovendien toegang tot een HR-portaal waar ze alle informatie over de organisatie en zichzelf kunnen vinden. Ze kunnen hiermee bijvoorbeeld zelf online verlof aanvragen en verzuim registreren. Door de actuele beschikbaarheid van informatie veranderen niet alleen de werkprocessen, maar ontstaat ook een betrokken organisatiecultuur.

 

Er komen dus bepaalde verantwoordelijkheden bij de individuele medewerker te liggen, terwijl er tegelijkertijd een verregaande automatisering van processen plaatsvindt. Deze werkwijze ontzorgt de HR-afdeling. Steeds minder tijd en aandacht gaan verloren aan beheersmatige zaken, waardoor HR zich kan toeleggen op strategische vraagstukken.

voordelen E-hrm

  • Efficiënter werken, communiceren en controleren
  • Minder administratie en meer tijd voor strategie
  • Iedereen dezelfde informatievoorziening met hogere betrokkenheid en regie

nadelen E-hrm

  • Iedereen dezelfde informatievoorziening met hogere betrokkenheid en regie
  • Minder persoonlijk contact
  • Het succes valt of staat bij de betrokkenheid en adoptie door de organisatie
0

Het aantal bedrijven dat e-hrm gebruikt is tijdens de crisis met zeker tien procent gestegen. In totaal geeft ruim de helft van de bedrijven aan gebruik te maken van e-hrm.

0

Internationaal onderzoek van hr-bureau Towers Watson wees vorig jaar uit dat de helft van de bedrijven overweegt de hr- afdeling ingrijpend te reorganiseren.

0

Bijna een derde van de ondervraagde bedrijven wil extra investeren in e-hrm. Zowel in het optimaliseren van bestaande functionaliteit als in nieuwe features.

‘Dankzij e-hrm kunnen medewerkers zelf online verlof aanvragen, verzuim registreren en mutaties doorvoeren zoals verhuizingen.’

2. Waarom e-hrm?

Introductie
Optimaliseer e-hrm

Waar voorheen alleen de HR-afdeling verantwoordelijk was voor de HR-administratie, is het tegenwoordig mogelijk om via e-hrm de hele organisatie te betrekken bij het medewerkersprocessen. Managers en medewerkers kunnen voortaan zelf belangrijke zaken altijd en overal digitaal raadplegen en wijzigen. Mutaties worden direct in de administratie verwerkt en excel sheets worden overbodig. Maar e-hrm betekent meer dan dat. Het maakt de hele organisatie slagvaardiger en productiever.

Kosten besparen
Besparen met ehrm

“E-hrm kan bijna acht ton besparen bij een bedrijf met duizend medewerkers.”

In optimale conditie is hrm goed voor zeven procent van de financiële resultaten van bedrijven, volgens  hoogleraar bestuurskunde Bram Steijn van de Erasmus Universiteit. Dat betekent dat e-hrm alleen al in het mkb voor ruim 64 miljard euro aan toegevoegde waarde kan leveren.

E-hrm kan bijna acht ton besparen bij een bedrijf met duizend medewerkers en het ziekteverzuim met 25% verminderen. Bijvoorbeeld met een betere roosterplanning en door te voorzien in de behoefte om thuis te werken. Zulke aanpassingen dragen bij aan een efficiëntere inzet van personeel, een vermindering van reiskosten en een betere work-life balance. Ook bespaart digitalisering van HR gemiddeld zestien printjes papier per dag per werknemer, zo constateerde Viadesk, aanbieder van intranetoplossingen, vorig jaar augustus in een onderzoek.


Aon, risicoadviseur en verzekeringsmakelaar, berekende vorig jaar dat gepruts met de loonadministratie jaarlijks een ton aan schade berokkent bij een gemiddeld bedrijf met 250 medewerkers. Er waren zelfs uitschieters van meer dan een half miljoen euro aan extra kosten.

Productiever werken
slagvaardige met ehrm

“E-hrm draagt bij aan een slagvaardige organisatie met een hogere productiviteit.”

Het toenemend gebruik van e-hrm komt door het technologisch vernuft van de huidige generatie e-hrm systemen. Maar daar zit tegelijkertijd ook een moeilijkheid. Zestig procent van de bedrijven die gebruikmaken van e-hrm weet namelijk niet hoe het systeem optimaal kan presteren, blijkt uit het Nationaal Onderzoek over Personeelsplanning.

Er kan veel meer mee dan in eerste instantie wordt gedacht. Door goed gebruik te maken van e-hrm kan het aantal beschikbare kandidaten bijvoorbeeld toenemen met driehonderd procent, volgens een onderzoek van het Britse Chartered Management Institute. De instroom van nieuw talent kan daardoor vijftig procent verbeteren.

 

Werken met e-hrm biedt dus veel meer voordelen dan alleen een kostenbesparing. Deze alomvattende werkwijze draagt bij aan een slagvaardige organisatie met tevredener medewerkers en een hogere productiviteit. De administratieve lastendruk van de afdeling HR valt grotendeels weg doordat e-hrm de processen digitaliseert, terwijl de medewerkers zich tegelijkertijd meer betrokken voelen. HR kan zich zo meer bezighouden met taken van belang, zoals organisatieontwikkeling, werving & selectie en de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Logisch dus dat steeds meer organisaties met e-hrm aan de slag (willen) gaan.

3. Voor wie is e-hrm?

Adviesbureau Berenschot voorspelde vorig jaar dat de HR-functie verandert als gevolg van automatisering. De afdeling HR wordt minder operationeel en meer adviserend, waardoor er steeds minder mensen nodig zijn. Het kost tijd en geld als HR niet toekomt aan deze strategische rol vanwege het ontbreken van goede technische ondersteuning voor de operationele zaken. HR hoeft door e-hrm minder te sturen op de uitvoering van processen en kan tijdig signaleren waar processen stagneren. Ook wordt het genereren van data en kerncijfers veel eenvoudiger. E-hrm biedt voordelen voor alle partijen in en rondom de organisatie.

e-hrm voor voor de medewerkers
Medewerkers
Medewerkers kunnen met e-hrm veel zelf regelen, zoals verlofregistratie en declaraties. Hierdoor versnellen de processen en worden anderen ontlast van administratieve tussenstappen. Betrokkenen kunnen met één muisklik alles ineens overzien, zonder dat dit veel tijd kost. Ook kunnen medewerkers zelf aanvullende HR-informatie vinden, waardoor de HR-adviseur minder tijd kwijt is aan het beantwoorden van vragen.
e-hrm voor voor het management
Management
De lijnmanager is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers over allerlei zaken rondom het HR-beleid. Managers vinden deze informatie eenvoudig terug met e-hrm en kunnen veel stuurinformatie vinden, bijvoorbeeld over de frequentie van verzuim, het aantal opgenomen verlofdagen, eerdere beoordelingen en de salarisontwikkeling van hun medewerkers.
e-hrm voor sollicitanten
Sollicitanten
Als het werving & selectieproces wordt geïntegreerd in het e-hrm systeem, kunnen ook deze processen worden vereenvoudigd. Sollicitanten kunnen dan hun CV en andere documenten uploaden en op elk moment de voortgang van de solliciatieprocedure bekijken. Maar het is ook mogelijk dat sollicitanten hun status bijwerken zodra ze onverwacht niet meer beschikbaar zijn.
e-hrm voor de organisatie
De organisatie
Het delen van documenten is veel eenvoudiger als dit geïntegreerd is in een e-hrm systeem. Alle relevante informatie is direct te vinden en er is minder overleg nodig om iedereen op de hoogte te brengen van de actuele stand van een project of proces. De gehele organisatie is met e-hrm aan elkaar verbonden en interne tegenstrijdigheden komen zo veel sneller aan het licht.
e-hrm voor voor flexwerkers & ZZP'ers
Flexwerkers & ZZP'ers
Door de toename van het aantal zzp’ers in Nederland en hun inzet in vele bedrijven, zal de afdeling HR ook meer taken krijgen om de communicatie met deze groep te verbeteren. Als je zzp’ers of flexibele medewerkers voor langere tijd aan je organisatie wilt verbinden, is een goede informatievoorziening immers zeer belangrijk. Daarnaast kun je ook denken aan het digitaal indienen van declaraties, registratie van de projectvoortgang en het vastleggen van beschikbaarheid.

4. Hoe oriënteer ik mij op e-hrm software?

  • Stap 1: Start met waarom

    Stel jezelf de vraag: waarom wil je e-hrm hebben? Als je niet weet waar je met je P&O naartoe wilt, is een e-hrm systeem niet meer dan een hebbedingetje. E-hrm staat niet op zichzelf en doe je er niet even bij. Een goed gebruik van e-hrm betekent een verandering voor de gehele organisatie en is veel meer dan alleen een technische operatie.

  • Stap 2: Draagvlak & onderzoek

    Weet de gehele organisatie wat de voordelen en gevolgen zijn als e-hrm geïmplementeerd wordt? Zorg binnen de organisatie voor voldoende draagvlak en betrek verschillende afdelingen bij het selectieproces. Maak onafhankelijk van elkaar lijsten met wensen en mogelijke leveranciers die deze wensen zouden kunnen vervullen.

  • Stap 3: vraag een proof of concept

    Leveranciers van HR-software bieden technologie die processen optimaliseert, maar werkt deze ook voor jouw specifieke organisatiewensen? Vraag je leverancier om een proof of concept dat de technologie werkt op de manier zoals jij dat wilt. Zorg dat je voor aankoop weet dat je daadwerkelijk kunt doen wat je wilt doen.

  • Stap 4: Doe een praktijktest

    Eis van jezelf en de leverancier altijd een werkende proeftuin. Is je organisatie daarvoor te klein of zijn de kosten te hoog? Vraag dan om een klantbezoek bij zowel een tevreden als ontevreden klant. Schakel zo nodig een eigen deskundige in die de leverancier voldoende professioneel tegenwicht biedt en jouw belangen in de gaten houdt.

  • Stap 5: Stel kritische vragen

    Analyseer alle mogelijke leveranciers en stel continu kritische vragen: bij het eerste salesgesprek, bij het uitbrengen van de offerte, bij de projectintake en bij elke andere gelegenheid. Vertrouw op je eigen kennis van zaken en laat je niet van de wijs brengen door lawines van jargon. Niemand kent je organisatie beter dan jijzelf.

5. Hoe kies ik  de juiste e-hrm software?

Begin allereerst met de strategische doelen die jij en je organisatie hebben en vertaal die naar concrete punten waarop je wil dat e-hrm software ondersteunend moet zijn.

Als je bijvoorbeeld als P&O-afdeling meer kwaliteit wilt leveren met minder mensen, stel jezelf dan vragen als: ‘Kan ik met deze software het lijnmanagement voorzien van de juiste cockpits?’ en ‘Kunnen medewerkers gemakkelijk hun digitale dossier inzien?’ΩVergelijk software op basis van of een applicatie echt is geïntegreerd. Een heel simpele controlevraag die je als klant aan een potentiële leverancier kunt stellen, is: ‘Kun je nu live laten zien hoe mijn medewerker met één druk op de knop een compleet ingevulde werkgeversverklaring inclusief onregelmatigheidstoeslag kan afdrukken?’ Is dat niet mogelijk? Dan is de e-hrm niet echt geïntegreerd en moet je stappen ondernemen. Je hoeft de leverancier niet te vragen of je bij een medewerker ook een voornaam, achternaam en bsn-nummer kunt vastleggen, want dat kan namelijk altijd. Wat je de leverancier wel moet vragen, is zijn visie op HRM en salarisverwerking voor de komende vijf jaar. En: vraag hem alles ook echt live te laten zien. Powerpoints kunnen er mooi uitzien, maar zijn geen garantie voor de werkelijkheid.

Faseer je project!
Faseer je project!

Tertia Wiedenhof: “Zorg ervoor dat je heel nauwkeurig onder woorden brengt welke eisen je hebt en stel daarbij prioriteiten. Je moet niet alles in één keer willen doen, daarvoor is zo’n aanschaf veel te omvangrijk. Maak een onderscheid tussen harde eisen en wensen. Die wensen kunnen belangrijk zijn, maar horen niet bij de primaire behoeftes. Door te faseren leid je het proces in goede banen en kun je helder communiceren met de leverancier.”

Weet hoe lijnen lopen!
Weet hoe lijnen lopen!

Patrick Roeterdink: “Een goede inrichting van de software is uitermate belangrijk. Alleen dan kan het pakket je namelijk voeden met informatie, in plaats van andersom. Daarvoor moet je je organisatie heel nauwkeurig in beeld weten te brengen. Hoe lopen de lijnen? Waar liggen de verantwoordelijkheden? De consultant vraagt je het hemd van het lijf, want dat helpt je uiteindelijk enorm in de vormgeving van je systeem.”

Blijf altijd kritisch!
Blijf altijd kritisch!

Harrie Oosterlee: “Ga niet zitten suffen tijdens de presentaties en demonstraties van de leveranciers. Blijf kritisch en stel duidelijke en specifieke vragen op basis van de eisen die jouw organisatie stelt. De leveranciers weten natuurlijk waar ze het over hebben. Ze hebben een goed verhaal en mooie demo’s. Dat betekent echter niet dat ze jou allemaal hetzelfde te bieden hebben. Het is de kunst daar doorheen te prikken.”

Download gratis de tipsheet voor de aanschaf van e-hrm

Je hoeft geen gegevens meer achter te laten en je kunt hem direct downloaden

6. Hoe implementeer ik e-hrm?

Overstappen naar een nieuw softwarepakket doen de meeste HR-professionals maar één keer in hun carrière. Dat is te weinig om het implementeren goed in de vingers te krijgen. En meteen de reden waarom er vaak tegenop wordt gezien. Drie ervaringsdeskundigen delen hun belangrijkste tips.

Menig lid HR-professional waant zich in een snoepwinkel wanneer alle mogelijkheden van een nieuw softwarepakket duidelijk zijn. Maar als de inkt onder het koopcontract eenmaal gedroogd is, dient de implementatiefase zich aan. Dan maakt de euforie nog weleens plaats voor lichte scepsis. Want waar te beginnen? Jolanda Vloon, Wilco Dozeman en Sander Post hebben vaker met het bijltje gehakt. Lees hieronder hun ervaringen.

Maak tijd vrij!
Maak tijd vrij!

Jolanda Vloon: “Het is belangrijk om binnen je organisatie echt tijd vrij te maken voor de implementatie van een nieuw e-hrm systeem. Je kunt het niet of nauwelijks naast je normale werk doen. En ook moet je niet denken dat de leverancier het wel voor je regelt. Dat moet je zelfs niet eens willen. Je moet het samen met de consultants willen doen. De organisatie moet er echt iemand dedicated op willen zetten.”

Focus!
Focus!

Wilko Dozeman: Zorg dat je van tevoren scherp hebt wat je eisen en wensen zijn en dat daar commitment voor is. Daarmee hangt samen dat je de juiste mensen aan boord hebt. Zorg dat alle neuzen dezelfde – en de juiste! – kant op staan. Focus vervolgens eerst alleen op de belangrijke zaken. De bijzaken moet je niet vooraf allemaal willen oplossen. Doe de conversie stap voor stap, zodat je ook de mensen op de werkvloer met je meekrijgt.”

Vertrouw op specialisten
Vertrouw op specialisten

Sander Post: “Zorg ervoor dat je goed voorbereid aan de implementatie begint, dus dat je goed nagedacht hebt over hoe je het systeem geïmplementeerd wilt hebben. Je softwareleverancier helpt je daarbij. De projectleiders en consultants begeleiden je vervolgens heel goed en strak. En als je eenmaal zover bent, laat de conversie dan over aan specialisten. Dan weet je zeker dat je data goed in het nieuwe systeem staan.”

7 pijlers van een succesvolle implementatie

Download de tipsheet voor de implementatie van e-hrm

Je hoeft geen gegevens meer achter te laten, download dus meteen!

7. Hoe creëer ik draagvlak voor e-hrm?

De meest gemaakte fout bij veranderingen in organisaties is dat men denkt dat wanneer je de structuur verandert, de cultuur wel meegaat. Maar dat is niet zo. Het werkt eerder andersom: als je wilt veranderen, zul je eerst moeten kijken naar de cultuur, de structuur volgt dan wel. Hoe je dat aanpakt? Om te beginnen moet je je realiseren dat de mensen die je aanspreekt, dingen vaak anders zien dan jij. Je moet leren denken in de argumenten van degenen die je toespreekt en niet in de argumenten die gelden voor jezelf.

Voor e-hrm geldt eigenlijk een beetje het omgekeerde van de slogan van de belastingdienst: het is in principe al heel gemakkelijk, maar leuker kunnen we het wél maken! Veel HR-professionals geven dan ook aan dat ze behoefte hebben aan ondersteuning bij de zachte kant van de implementatie: hoe creëer je draagvlak voor het uitrollen van e-hrm binnen je organisatie? Het succes en het profijt voor HR, de lijn en de medewerkers hangt daar in hoge mate vanaf.

In 4 stappen naar stabiel draagvlak

Gouden tip: Ga altijd uit van de wiify: Whats In It For You? Dat zou de kern van ieder betoog moeten zijn

Download de tipsheet voor draagvlak creëren voor  e-hrm

Je hoeft geen gegevens meer achter te laten en je kunt hem direct downloaden

8. Hoe optimaliseer ik  e-hrm?

Wie denkt met het aanschaffen en implementeren van een nieuw e-hrm systeem klaar te zijn voor de beloofde efficiëntie en kostenbesparingen, rekent zich te gemakkelijk rijk. Heb je de implementatiefase eenmaal achter de rug, dan begint het optimaliseren van de werkprocessen. Pas daarna bereikt een organisatie de beloofde efficiency en kostenbesparingen. Daarom dient ook optimaliseren een goed ingebouwde kernactiviteit te zijn. Zie optimaliseren als een filosofie om alles uit je e-hrm software te halen.

Bij sommige bedrijven sluit de optimalisatiefase naadloos aan op de implementatiefase. Andere bedrijven lassen een pauze in om de krachten opnieuw te verzamelen en de medewerkers voor te bereiden op de volgende stap in het traject. Waar je voor kiest, maakt niet zoveel uit, zolang je maar beseft dat optimaliseren op de agenda moet blijven staan. Het liefst structureel. Lees hieronder de ervaringen en tips van drie experts voor wie optimaliseren bijna dagelijkse kost is.

Denk out-of-the-box!
Denk out-of-the-box!

Lies Timmerman: “Kijk niet naar hoe je het in de organisatie altijd gedaan hebt, maar bedenk wat de ideale situatie zou zijn. Kijk vervolgens naar wat er nu al van die ultieme situatie mogelijk is, hoe ver je organisatie al is. Op het moment dat je iets heel geavanceerds neerzet, maar je organisatie is daar nog niet aan toe omdat er nog op een verouderde manier wordt gewerkt, dan moet je dat wel meenemen. Probeer zoveel mogelijk te bereiken met nieuwe gedachten, out of the box denken dus, maar kijk aan de andere kant ook of je organisatie daar al wel aan toe is.”

Schets je droombeeld!
Schets je droombeeld!

Johan de Konink: “Een HR-manager die overweegt om met e-hrm te gaan werken, zou voor zichzelf heel goed moeten definiëren wat het droombeeld is waar hij of zij naartoe gaat werken. Niet uitsluitend vanuit de potentie die is geschetst door de software, of door partijen die van alles aanbieden, maar vanuit de organisatie, rekening houdend met de lange termijn. Waar wil ik over vijf jaar met mijn afdeling staan? Handel vervolgens vanuit dat einddoel, vanuit dat droombeeld, en kom dan tot een gestructureerd plan waarbinnen je dat gaat bereiken.”

Ga voor best practices!
Ga voor best practices!

Jeroen Kroon: “Het is belangrijk dat je van het optimaliseren op onderdelen een project maakt met een kop en een staart. Houd processen simpel, eenvoudig en ga voor standaardisatie. Ga niet de uitzonderingen automatiseren. Als negen van de tien klanten op deze manier werken en jij bent de tiende klant, zorg er dan voor dat jij de processen aanpast zodat ze op dezelfde manier gestandaardiseerd kunnen worden. Vaak blijkt in de praktijk namelijk dat de werkprocessen van die tiende klant helemaal niet zo uitzonderlijk zijn als de klant denkt.”

Inspirerende verhalen uit de praktijk

Download de tipsheet voor optimalisatie van e-hrm

Je hoeft geen gegevens meer achter te laten en je kunt hem direct downloaden

Begin met typen en druk op enter om te zoeken